ビジネスでの正しい報告の基本、仕事で上司にと良好な関係を保つには


何を言いたいかわらかない、を防ぐ

結論を先に言うことで「結局何が言いたいの?」と言われない報告が出来ます。
報告が1つ出ないときは「報告が3つあります」と最初に言っていれば相手もその気で聞くので理解されやすいです。

報告の数がもっと多く、何を言っていいか自分でも分からなくなってしまう場合、メモを用意してそれを見ながら報告するといいでしょう。
最後にそのメモを相手に渡す事もできるので一石二鳥です。

ただ、メモには話す項目を書くだけにし、相手が上司だからと話す内容までしっかり書くのはやめたほうがいいでしょう。

パソコンで打つにしても時間がかかるし、棒読みになりやすいのであまり良い印象がないからです。

報告の際、いい印象で話すコツは「それで」「だから」などの接続詞を避け、歯切れよく「~です」と一文一文短く区切って話すようにすると好印象です。


休みますの連絡は誰に言えばいいか

同僚に伝えてもらうという人がいますが、それは間違いです。
同僚は自分が休む事を上司に言うでしょうが、それを聞かされた上司は気分が悪いものです。
また、体調が悪くて休む事を同僚に告げる時は調子が悪いのでつらそうに話したとしても、それを伝えなければいけない上司には体調のいい同僚が話すわけですから、体調の悪さが伝わりません。

しかも、詳細を聞きたくても本人でないから聞けないし、仕事の事など聞くために結局電話してきてくれたりと、よけいな手間を上司にかけてしまいます。

母親に電話をしてもらったり、メールで休む事を告げる行為は問題外です。

そのため、上司に直接電話、または会社に電話をする場合、同僚が出たとしても、直属の上司にすぐ代わってもらい、直接休む事、理由を伝えましょう。

また、体調不良で休む場合でも、「申し訳ございません」という謝りの言葉はいれましょう。
わざとでなくても、体調管理ができていないのは自分のせいなのですから。


報告するタイミング

仕事の報告だからといって、いつ言ってもいいとは限りません。
優先すべきは相手の都合です。
報告を避けたほうがいいタイミングは、まず朝、上司が出社してすぐのタイミングです。
席につくやいなや「~の件ですが」と話しはじめては、何かトラブルがあったのかとドキリとさせてしまいよくありません。
外出間際や帰社時間近くも慌しいので避けましょう。

それ以外のタイミングでも、話しかける前に相手をよく観察し、集中しているタイミングがあきらかに忙しそうな時は避けましょう。

ただし、これらのタイミングでも緊急事態の場合は別です。
緊急の報告なら早いに越したことはないからです。
少しでも遅れると「なぜ早くいわないんだ!」といわれかねません。


メールをメインの報告手段にしない

メールはあくまでも補助にするべきです。
対面して話しをするときのような熱意や感情が伝わりませんし、相手の受け取り方によって勘違いをさせてしまう事もあります。

ただ、送信者、受信者ともに履歴が残るのはありがたい機能なので、大事な商談など対面して話が決まった事をあとからメールで送って確認する、という使い方をすると、後で言った言わないの話になる事を防ぐ事ができます。

ビジネス用語を使った報告

不在を告げる場合「いません」「おりません」ではなく「席をはずしております」というように正しいビジネス用語を使いましょう。

あとは、会社に立ち寄らずに自宅から直接仕事先に行く、帰ることは「直帰する」。

「前株」は「株式会社○○」、後株は「○○株式会社と、社名表記の際の言い方。

ファックスやメール、郵便で書類を送るときには受け取ってください、という意味で「ご査収ください」と書きます。


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